"Молодежь Эстонии" | 29.07.08 | Обратно

Ваш почтовый ящик заполнен

Ахто КЛАОС,
руководитель отдела решений в области архивации MicroLink

Если есть компьютер, значит приходит и электронная почта, которую надо сортировать и сохранять. Фото Алексея СМУЛЬСКОГО

В 1990 году из Института кибернетики было отправлено первое в Эстонии электронное письмо. В то время электронная почта могла показаться странным изобретением для компьютерных маньяков, однако уже в середине 90-х предприятия и государственные учреждения начали активно пользоваться ею.

К настоящему моменту многие предприятия пользуются электронной почтой уже более десяти лет. Это означает тысячи писем, содержащих как пустую, так и ценную информацию: контактные данные людей, торговую историю предприятия, старые фотографии и т.д. Что случилось с этими письмами? Сохранены ли они где-нибудь, или пропали при смене компьютерного парка и увольнении работников?

Стирать или хранить

В последнее время сохранением писем занимались мало, поэтому возможность найти какое-нибудь послание, написанное несколько лет назад, очень мала. В лучшем случае на некоторых предприятиях сообразили сделать из почтовых ящиков работников архивные файлы и сохранить их, к примеру, на CD. Однако часто эти диски пылятся на полке с остальным хламом. Если кто-то и захочет найти что-то на диске, то ему откроется папка со странными файлами, с которыми он не сможет ничего сделать.

Впрочем, большинство из нас прекрасно живет и без этих писем десятилетней давности. Но подумаем о сегодняшнем дне: наше общение по работе, в основном, происходит по электронной почте. Есть люди, которые общаются только таким образом. Письма содержат всевозможную информацию, и глупо было бы ее стирать – никогда не знаешь, когда в будущем понадобится то или другое.

Важно, чтобы сегодняшние письма были доступны и через многие годы и чтобы их было легко найти.

Архивация – это нелегко

Но здесь вы можете столкнуться с различными препятствиями, которые не позволяют так просто сохранять все письма. Чтобы не наделать непоправимых ошибок, можно обратиться к IT-компании, предлагающей услугу архивации электронной почты, которая поможет предприятию внедрить систему мудрого сохранения электронных писем.

Первое препятствие – это место на диске. Если мы хотим сохранять все письма, то однажды диск окажется заполненным. В большинстве компаний для почтовых ящиков работников устанавливают лимит объема. Но тогда нужно тратить ценное рабочее время на сортировку писем и удаление ненужных. Нередко случается, что вам нужна информация из письма, которое долго хранилось в почтовом ящике, однако которое вы недавно в спешке случайно удалили...

Предлагаемая IT-компанией услуга архивации позволяет сохранять старые электронные письма, не занимая место в компьютере. Их «складируют» вне конкретного компьютера или почтового сервера, поэтому они не загружают память компьютера. Поскольку архивированные письма наверняка каждый день не читают, их можно сохранять на более медленных и дешевых жестких дисках. Поэтому услуга также не очень дорога. Как старые, так и новые письма можно читать с помощью одной почтовой программы, так что для пользователя нет разницы, находится письмо в архиве или нет.

Широкий доступ

Другая проблема состоит в накоплении информации. Обычный офисный работник отправляет и получает до пары сотен писем в неделю. Если архивировать переписку за несколько месяцев, то есть тысячи электронных писем, может быть довольно сложно в будущем найти в них нужную информацию. Кроме того, в почтовом ящике могут, помимо рабочих писем, находиться также личные письма и спам, сохранять которые нет необходимости. Здесь может помочь специальное архивирующее программное обеспечение, позволяющее точно установить, какие письма следует архивировать, а какие – нет. Таким образом, все письма до архивирования можно рассортировать по разным папкам и пропустить их через спам-фильтр. Пользователь может выбрать, через какой промежуток времени архивировать письма и на какое время. Он может возвращать письма из архива или удалять их оттуда, а также при необходимости самостоятельно отправлять письма в архив. Программное обеспечение позволяет делать полный текстовый поиск по всему архиву, что позволяет быстро и удобно найти нужную информацию.

В-третьих, необходимо считаться с тем, что с каждым носителем данных (будь то жесткий диск, сервер или CD-диск) может что-то случиться, а мы останемся без сохраненной на нем ценной информации. Неразумно хранить все старые письма только на жестком диске своего личного компьютера, потому что однажды он может сломаться. Важные данные стоит дублировать, для этого и существует, к примеру, сервер для архивации писем. Это касается не только электронной почты. Все документы можно на всякий случай копировать на архивный сервер. Тогда при необходимости их можно сделать доступными и для других работников, а если кто-то из работников покинет предприятие, то данные не уйдут вместе с ним.

Архивация писем – одна из основных тенденций IT-мира, когда данные перемещаются с личного жесткого диска на сервер предприятия или находятся в двух местах одновременно. Прошло то время, когда каждый работник предприятия хранил на жестком диске своего компьютера т.н. личный тайный информационный багаж, к которому никто иной не имел доступа. В новую эпоху информация на предприятии доступна всем, а ключевыми словами стали скорость, удобство и безопасность.