Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно - время - появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться.
Завершайте любое свое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как приступите к выполнению задания, написанию отчета, письма или речи. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз.
Сразу же думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить над ответом, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Посоветуйтесь с коллегами или подчиненными и решите, когда вернетесь к этому вопросу вновь.
Пусть вашей привычкой станет быть кратким(ой), пунктуальным(ой) и понятным(ой). Сэкономленные слова - это сэкономленное время! Учитесь сказать и промолчать. Учитесь также умело слушать. Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания.
Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других. Напоминаю, что речь идет о деловом общении.
Сокращайте количество заседаний, собраний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Ограничивайте обсуждение только необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не знакомы с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Очень важно устанавливать регламент для совещания и соблюдать этот регламент.
Несколько парадоксов и советов
Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить или упростить общение, менеджеры, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают от более важных задач.
Менеджеры часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективное планирование экономит время и позволяет получить лучшие результаты.
Менеджеры склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем.
Менеджеры не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя, только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий.
Менеджеры оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент.
Чем дольше менеджер задерживается на работе, тем больше он устает и тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.
Менеджеры обычно смешивают эффективность и оперативность. Их больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы.
Вспомните, чему вас учили еще в детстве: толкнул кого-то - извинись первым. Любая зарождающаяся ссора может быть погашена шуткой, улыбкой. Вот и первый совет: научитесь управлять своим поведением в любых условиях. Будьте приветливыми, вежливыми. Улыбайтесь людям. Стремитесь поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих.
Приветствия. Думаете, не следует говорить о таком пустяке? Однако для дела имеет существенное значение настроение людей перед началом рабочего дня. Отсюда вытекает второй совет: придя на работу, приветствуйте своих коллег. Дайте им понять, что вы рады начать с ними новый рабочий день, что они могут рассчитывать на вашу помощь и поддержку.
Манера общения между коллегами зависит от состояния межличностных отношений. Если эти отношения доброжелательные или дружеские, то и обращение друг к другу на "ты" вполне уместно. Есть, однако, немало людей, кому такая манера кажется проявлением невоспитанности. Вероятно, одинаковое обращение ко всем на "ты" может привести к снижению требовательности и панибратству. Местоимение "вы" является не только выражением культуры общения, но и способом поддержания служебной дистанции. Третий совет-правило: обращение к коллегам и подчиненным на "вы" - необходимый инструмент поддержания нормальных служебных отношений и трудовой дисциплины.
Собрания, заседания, совещания - это все коллективные формы управления. Их эффективность достигается тогда, когда поставленные вопросы рассматриваются на равных условиях - независимо от должностного положения, возраста и стажа работы. Поэтому постарайтесь придерживаться такого правила: проявляйте максимум доброжелательности к участникам совещания. Научитесь терпеливо слушать других, не допускайте в их адрес реплик, не отвергайте высказанные предложения только потому, что вы с ними не согласны, дайте высказаться другим, поощряйте активность участников совещания. Обычно указания подчиненным руководитель дает в двух формах: приказ и просьба. Однако эти формы используются не всегда в соответствии с ситуацией. Поручения, не входящие в круг обязанностей данного служащего, следует давать в форме просьбы. Вообще такая форма поручений воспринимается коллегами и подчиненными с большим желанием, и, естественно, выполняются они охотнее. Отсюда вытекает еще один совет из области этики служебных отношений: в любых ситуациях сохраняйте самообладание; будьте вежливы, отдавая поручения подчиненным. Помните, что лучше воспринимаются поручения в форме просьбы, чем приказа.
Поощрения и наказания - существенные инструменты в активизации и воспитании служащих. Опыт показывает, что поощрения оказывают большее влияние на трудовую активность людей, чем наказания, поэтому чаще и умело пользуйтесь мерами поощрения. Будьте внимательны к своим коллегам и подчиненным, замечайте каждый их успех в работе и поощряйте за это. Простое "спасибо", высказанное вовремя, может оказаться не менее эффективным, чем денежная премия. Если же возникла необходимость наказать кого-то за служебные упущения, будьте справедливы и тактичны. При выборе форм выражения и меры наказания учитывайте возраст, пол и темперамент работника.
Часто можно слышать: критику не любит никто. Да, критикой нельзя злоупотреблять, как нельзя и пренебрегать ею.
Критика имеет три направления: сверху, снизу и изнутри (самокритика). Каждое из них имеет свои этические черты и проблемы.
Критика сверху должна иметь меру и такт. Постоянные мелочные упреки и разносы деморализуют работников, подрывают их веру в свои силы и в справедливость руководства.
Критика снизу. Если кто-то из работников выступает с конструктивной критикой в адрес своего руководителя или коллеги, то в 99 случаях из 100 он озабочен делом. Если руководитель прислушается к замечаниям подчиненного, то у критикующего укрепляется чувство сохозяина, а вместе с этим растет и уважение к руководителю.
Что касается самокритики, то здесь люди склонны переоценивать свои способности и реже замечают свои слабости. Академик А.А.Туполев как-то заметил: "Люди - оптимисты. Преимущества своих идей видят сразу и хорошо, а недостатки не сразу и хуже...". Сформулируем еще одно правило-совет: критика - могучее средство воздействия на людей, которым надо пользоваться умело и осторожно. Не злоупотребляйте им, не унижайте достоинства людей грубыми критическими придирками, не допускайте перерастания критики в элементарную ссору. Не преследуйте за конструктивную критику снизу. Она избавит вас от ошибок и упущений в работе, укрепит связи с коллективом. Будьте самокритичными - это только укрепит ваш авторитет.
И несколько слов о том, что подлежит безоговорочному осуждению. Внешне малозаметные, достаточно деликатные формы угодничества встречаются сегодня в коллективах нередко. Они проявляются по-разному: в слепой покорности своим руководителям, в беспрекословном согласии со всем, что говорит и делает начальник, в восхвалении руководителя. Подхалимы и угодники своим поведением нравственно разлагают не только своих начальников, но и всю атмосферу в коллективе. Малоограниченное единовластие создает предпосылки как для служебных злоупотреблений, так и для угодничества. И вот вам совет, уважаемые руководители: цените самостоятельных людей, избегайте навязчивых услуг подхалимов. Этим вы будете содействовать укреплению здорового психологического микроклимата в коллективе. Не злоупотребляйте правом единоначалия, советуйтесь с коллегами и подчиненными по всем принципиально важным служебным вопросам неоперативного управления.
Удачи вам!