Расширение государственных и самоуправленческих банков данных или их объединение допускается только на установленных законом основаниях и в порядке, причем оно должно производиться с учетом задач, возложенных законом на государство и местное самоуправление.
Для расширения банка данных, содержащего личные данные деликатного характера, или объединения его с другим банком данных требуется разрешение учреждения по надзору за защитой информации.
Если уполномоченным обработчиком государственного или самоуправленческого банка данных является частноправовое лицо, назначенное правовым актом об учреждении банка данных, то банк данных ведется на основании договора.
Следует отметить, что договор о ведении основного государственного регистра и государственных регистров заключается на срок не менее пяти лет. Срок действия договора автоматически продлевается на следующие пять лет, если ни одна из сторон договора не представляет другой стороне договора не менее чем за два года до истечения срока действия договора решение о его расторжении.
Закон устанавливает, что перечень средств, используемых при обработке данных, должен содержать следующие сведения:
1) наименование, тип и номер оборудования, название предприятия-изготовителя;
2) наименование используемого программного обеспечения, название и номер лицензии разработавшего его предприятия;
3) место нахождения документации по используемому программному обеспечению.
Следует отметить, что государственные банки данных подразделяются на основной государственный регистр, государственный регистр и иной банк данных, ведущийся государственным учреждением.
Самоуправленческие же банки данных подразделяются на самоуправленческие регистры, иные самоуправленческие банки данных.
Несколько местных самоуправлений могут вести необходимый для исполнения своих функций единый банк данных.
В зависимости от цели формирования банков данных и целесообразности их ведения государственные и самоуправленческие банки данных могут также вестись в виде:
1) картотек или книг, в которые вносятся записи;
2) досье банка данных или досье объекта;
3) аудио-, видео- или предметных собраний;
4) в ином виде, определенном правовым актом об учреждении банка данных.
Необходимо подчеркнуть, что государственным учреждениям запрещается вести аналогичные и по содержанию дублирующие друг друга банки данных.
Правовые нормы Закона определяют, что ведутся следующие основные государственные регистры:
1) народонаселения (жителей) государства;
2) зарегитрированных в государстве юридических лиц;
3) недвижимости;
4) предусмотренного законом движимого имущества, условия оборота которого законом приравнены к условиям оборота недвижимости;
5) государственного имущества;
6) иных определенных законом важных объектов.
Государственный регистр учреждается постановлением Правительства Эстонской Республики.
Регистром местного самоуправления по смыслу настоящего Закона является регистр, необходимый местному самоуправлению для исполнения возложенных на него законом или иным правовым актом задач либо для обеспечения организации работы местного самоуправления. Причем, регистр местного самоуправления учреждается собранием местного самоуправления.
Учреждение по надзору за защитой информации помимо прав, установленных Законом о защите личных данных, имеет право в любое время проверять соответствие ведения государственных и самоуправленческих банков данных законом и иным правовым актом, в установленных законом случаях выдавать разрешение на обработку и перекрестное использование данных, на объединение, расширение и ликвидацию банков данных, и назначать в установленном законом порядке наказания за незаконную обработку данных и нарушение порядка ведения банков данных.
Жалобы в учреждение по надзору за защитой информации должны подаваться в письменной форме с указанием данных заявителя, данных об объекте жалобы, обстоятельств, послуживших причиной подачи жалобы, и требований, об удовлетворении которых ходатайствуют.