Секретарь - помощник руководителя, а не кукла в приемной

Итак, секретарь - помощник руководителя.

- Если обратиться к истории, то увидим, что и ранее у высокопоставленных вельмож непременно имелся секретарь, то есть хранитель секретов этого вельможи, его печати, - говорит Сирье Орвет. - И секретарь, как правило, был лицом мужского пола. Секретаря имел и царь Петр I. Секретарь считался тогда достаточно важной персоной. В советское время роль секретаря, секретарши была сведена до роли мелкого делопроизводителя, который может стучать на машинке, отвечать на телефонные звонки и не допускать нежданного гостя в кабинет своего начальника. Кое-кто, к сожалению, и до сих пор именно так представляет себе роль секретаря. Знаю все это хорошо по себе, ибо в качестве секретаря, а затем помощника проработала в Институте повышения квалификации руководящих кадров около десяти лет.

И мой первый совет руководителю: в качестве своего помощника не обязательно брать молодого человека, девушку, - лучше того, у кого уже есть сложившаяся семья, у матери - взрослый ребенок, который много времени не отнимет, взять того, кто имеет специальную теоретическую подготовку и практику работы. Именно такой человек сможет стать подлинным помощником руководителя, содействовать успеху фирмы.

Внешне должность секретаря может кому-то показаться достаточно легкой, а потому привлекательной. Но обольщаться не стоит. Работа секретаря достаточно тяжелая, руководитель ушел, а секретарь остается в качестве его заместителя, должен находиться в офисе полный рабочий день, а то и после его окончания. свободного времени почти нет. На его лице должны отражаться лишь положительные эмоции, независимо от того, что на душе. Быть приветливым ко всякому входящему. Собственно, секретарь-помощник - это витрина фирмы, без преувеличения можно сказать, что он создает ее имидж. Это не серая мышка, а Фигура с большой буквы.

К сожалению, опросы, проводимые нами в Обществе секретарей, показывают, что руководители мало доверяют своим секретарям и не знают, как лучше всего использовать их, какие функции секретарь должен выполнять, чтобы фирма работала успешней. Иначе говоря, некоторые руководители до сих пор не видят в секретаре своего помощника, отводят ему второстепенную роль. И дело страдает.

Что же должен знать и уметь секретарь - помощник руководителя сегодня?

Опыт работы, - прежде всего, знание компьютера, владение языками. Помимо эстонского - английский и русский. К сожалению, некоторые молодые люди, идущие в секретари, русский язык знают слабо. А это неверно, если учесть, сколько людей в Эстонии говорят сейчас по-русски. Негоже ведь сказать: приходите с переводчиком. Я оптимистически смотрю в будущее и верю, что отношения с Россией вскоре улучшатся. Тем более знать русский необходимо.

Далее - знание делопроизводства, архивного дела, умение оформить персональные документы, в частности трудовые договоры. Отделов кадров, как раньше, на предприятяих уже, как правило, нет. Их роль выполняет помощник руководителя. Он должен также быть знаком с бухгалтерским делом, ведь помощник обычно оформляет кассовые документы. Многие наши фирмы имеют торговые отношения с зарубежными партнерами, и помощник должен знать таможенные правила. Знать, как оформить визу, заграничную командировку и т.п. Далее - водительские права, умение водить машину. Эстония готовится к вступлению в Eропейский союз, и помощник руководителя должен знать, хотя бы в общих чертах, какие требования этот союз предъявляет к странам - членам союза и кандидатам в члены. Руководитель может не знать всего этого, а вот помощник обязан знать. Помощник должен также уметь составлять черновик доклада по какой-либо тематике для своего руководителя, то есть быть высокоэрудированным, многогранным специалистом. Именно такой человек и сможет принести максимум успеха своей фирме. Неплохо также знать правила этикета: где и как поставить флажок страны, откуда прибыл гость, уметь сервировать стол с кофе или чаем и т.п.

Желательно, чтобы хороший секретарь-помощник имел и хорошую зарплату. Чтобы хватало не только на питание и квартиру, но и на хорошую одежду. И чтобы конкуренты не смогли переманить опытного помощника к себе. Eсли секретарь-помощник уйдет к конкуренту, останется такая дырка, которую не заполнить за несколько лет. А если еще секретарь унесет с собой данные, которыми смогут воспользоваться конкуренты, то и вовсе беда. Все это руководитель должен учитывать.

Безусловно, между руководителем и помощником должна быть психологическая совместимость. Нельзя допускать, чтобы секретарь называл своего руководителя на "ты". И в то же время руководителю следует уважительно относиться к своему секретарю. Если это женщина, да еще молодая, не допускать перехода отношений с ней в личное русло. Люди, что вокруг, все видят, найдутся завистники, ревнивцы. И дела в фирме пойдут наперекосяк. Ну, а если уж секретарь так сильно нравится руководителю, то ему следует задуматься, что он хочет - иметь у себя любовницу на несколько месяцев или недель или же помощника на длительный период? Второе заведомо предпочтительней. И сама женщина-секретарь должна бы подумать, стоит ли связывать себя с руководителем в личном плане? Влюбленность в общем понятна, когда люди вместе работают. Но это быстро проходит, руководитель охладевает к своей пассии. Что потом? Так что лучше соблюдать дистанцию. В идеале женщина-помощник должна быть больше мужчиной, нежели сам руководитель. Руководителю следует в точности знать, что он хочет от своего помощника, постараться увидеть в нем прежде всего достоинства. И тогда дело пойдет на лад, фирма будет функционировать много успешней.

Руководитель и помощник, что двое на велосипеде-тандеме. Если оба работают педалями слаженно, велосипед катится вперед с максимальной скоростью, без падений.

Беседовал

Ярослав ТОЛСТИКОВ.

Фото Василия ШАЛЯ.